מדוע לא מומלץ להשאיר עותק הודעות דואר אלקטרוני בשרת?

שתף בפייסבוק

טוויטר

הגדרתם את חשבון הדואר האלקטרוני שלכם? שימו לב שבברירת המחדל מוגדר "השאר עותק של ההודעה בשרת" או באנגלית: "Leave a copy of messages on server" יחד עם הגדרות נוספות "מחק הודעות כעבור" + מספר ימים שתגדירו ומחיקת ההודעה מהשרת באופן אוטומטי בברירת המחדל בעת מחיקתה מתיקיית "פריטים שנמחקו".

הרעיון הוא שכל עוד ההודעה נמצאת אצלכם בתיקיות השונות של תוכנת הדואר האלקטרוני היא נמצאת גם בשרת. ברגע שתמחקו את ההודעה מתיקיית "פריטים שנמחקו" - "Deleted Items" ההודעה תימחק אוטומטית גם מהשרת. אך הבעיה היא שיש משתמשים שלא מוחקים הודעות ומשאירים עותקים בתיקיות משנה. יחד עם ההגדרה של השארת עותק הודעות בשרת, יווצר במצב שכזה עומס על חשבון הדואר האלקטרוני עד כדי ניצול השטח המירבי ואי אפשרות לקבל הודעות נוספות (במקרה זה השולחים יקבלו הודעה חוזרת שהודעתם לא נשלחה עקב ניצול מלוא נפח תיבת המייל שלכם).

שלא כמו בעבר, שרוב הקבצים שהיו נשלחים במייל היו בעיקרם טקסטואליים ולכן משקלם היה זניח יחסית, כיום די בכמה מצגות פאואר פוינט של "אחלה תמונות" ו-"נופים מרהיבים" או סרטונים שיישלחו אליכם מ"מהבר מצוה של דוד יחזקאל" כדי שנפח התיבה ינוצל כמעט באופן מלא ולא יאפשר קבלת הודעות חדשות, במיוחד אם נפח תיבת המייל שהוגדרה לכם היא כ-100 מגה (ממוצע רוב נפחי התיבות). ובמיוחד אם המייל שאליו אתם מקבלים הודעות אלה הוא עסקי.

לכן, יש לנו שתי המלצות עיקריות בשבילכם:
האחת, להסיר את ההגדרה "השאר עותק בשרת". בלשונית "מתקדם" - "Advanced", בחלק האחרון של החלון (Delivery).
השניה, לבקש מהשולחים אל הדואר האלקטרוני החשוב שלכם שלא לשלוח מיילים כמו הנ"ל (אם תבקשו בצורה יפה, ייענו לבקשתכם).

בהצלחה.

שתף בפייסבוק

טוויטר